Einjahresabschreibung, GWG oder Sammelposten: Welche Abschreibung lohnt sich wann für Notebook, Software und Smartphone? Mit Rechenbeispielen – auch zur linearen und degressiven Abschreibung.
Seit 2021 haben Arbeitnehmer und Unternehmer ein Wahlrecht. Für Computer-Hardware und Software kann unabhängig von der Höhe der Ausgaben eine einjährige Nutzungsdauer unterstellt werden. Mit anderen Worten: Die Ausgaben können Sie im Jahr der Zahlung in voller Höhe als Betriebsausgaben verbuchen. Diese steuerliche Vergünstigung findet sich nicht im Steuergesetz, sondern in einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 22. Februar 2022 (Az. IV C 3 - S 2190/21/10002 :025).
Beispiel: Abschreibung Notebook bei einjähriger Nutzungsdauer
Sie kauften im Jahr 2025 für Ihren Handwerksbetrieb drei Notebooks zu einem Preis von 3.600 Euro zuzüglich 684 Euro Umsatzsteuer. Entscheiden Sie sich für die einjährige Nutzungsdauer, dürfen Sie die Nettokosten von 3.600 Euro in voller Höhe als Betriebsausgaben des Jahres 2025 behandeln und vom Gewinn 2025 abziehen.
Wichtig: Die nur einjährige Nutzungsdauer und damit der Sofortabzug der Investitionskosten im Erstjahr gilt nicht nur für Computer-Hardware, sondern auch für betrieblich gekaufte Software.
Abschreibung von Laptop bzw. Notebook: Mehrjährige Nutzungsdauer
Entscheidet sich ein Unternehmer gegen die einjährige Nutzungsdauer für Computer-Hardware, gelten die Steuerspielregeln zur Abschreibung bzw. zum Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).
Im Erstjahr gilt eine streng zeitanteilige Ermittlung der Abschreibung. Das bedeutet: Die Abschreibung für den Laptop im Erstjahr gibt es nur für die Monate des Jahres, in denen der Laptop genutzt wurde.
Praxistipp: Der Bundesfinanzhof bestätigte zuletzt 2012 die seit Jahren geltende Rechtsprechung, wonach die Nutzungsdauer für ein Notebook drei Jahre beträgt (BFH, Urteil v. 5.7.2012, Az. VI R 99/10).
Beispiel für die lineare Abschreibung von Laptop bzw. Notebook
Sie erwarben ein Notebook für 1.200 Euro am 1. Dezember. Die Abschreibung des Notebooks beträgt auf drei Jahre verteilt 400 Euro im Jahr. Im Jahr des Kaufs wird die Abschreibung jedoch nur in Höhe von 34 Euro (1/12 von 400 Euro) als Betriebsausgaben abgezogen.
In folgenden beiden Jahren nach dem Kauf sind jeweils 400 Euro abziehbar. Im Jahr drei nach dem Kauf beträgt die restliche Abschreibung dann 366 Euro (400 Euro abzgl. 34 Euro aus dem Erstjahr).
Beispiel für die degressive Abschreibung von Laptop bzw. Notebook
Um Selbstständige steuerlich zu entlasten, wurde neben der linearen Abschreibung für das Zeitfenster vom 1. Juli 2025 bis zum 31. Dezember 2027 die degressive Abschreibung wieder eingeführt. Diese beträgt das Dreifache des linearen Abschreibungssatzes, maximal 30 Prozent.
Beispiel wie oben zur linearen Abschreibung:
| Degressive Abschreibung (1.200 Euro x 30 Prozent x 1/12, da Kauf im Dezember) | 30,00 Euro |
|---|---|
| Abschreibung im Jahr 1 nach Kauf (30 Prozent von Restbuchwert 1.170 Euro) | 351,00 Euro |
| Abschreibung im Jahr 2 nach Kauf (30 Prozent von Restbuchwert 819 Euro) | 245,70 Euro |
| Abschreibung im Jahr 3 nach Kauf (Restbuchwert 573,30 Euro) | 573,30 Euro |
Wie bereits eingangs erwähnt, können Sie alternativ auch die neue Einjahresabschreibung seit 1. Januar 2021 nutzen.
Abschreibung von Handy bzw. Smartphone
Für ein Handy sieht die amtliche Abschreibungstabelle eine Nutzungsdauer von fünf Jahren vor. Da diese Abschreibungstabelle aus dem Jahr 2001 ist und Smartphones noch nicht existierten, kann auch eine Nutzungsdauer von drei Jahren angesetzt werden. Sollte der Sachbearbeiter die kürzere Nutzungsdauer monieren, weisen Sie darauf hin, dass die Nutzungsdauer der amtlichen Abschreibungstabellen nur Richtwerte sind und Abweichungen von der vorgeschlagenen Nutzungsdauer für nicht enthaltene Wirtschaftsgüter möglich sein müssen. Argumentieren Sie, dass ein Smartphone eher einem Laptop gleicht und dass deshalb eine Nutzungsdauer von drei Jahren möglich sein müsste.
In der Praxis müssen Sie jedoch damit rechnen, dass das Finanzamt auf Anwendung der amtlichen Abschreibungstabelle und damit auf eine fünfjährige Nutzungsdauer pocht. Nur wenn es sich bei dem Smartphone um ein geringwertiges Wirtschaftsgut handelt (siehe nachfolgenden Tipp), muss die fünfjährige Abschreibungsdauer nicht beachtet werden.
Abschreibung von Handy bzw. Smartphone: Sofortabzug von geringwertigen Wirtschaftsgütern
Bei einem Kaufpreis von netto bis zu 800 Euro kommt der Sofortabzug für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) in Betracht. Die Abschreibung eines Telekommunikationsgeräts über die Nutzungsdauer von drei Jahren ist dann nicht notwendig.
Beispiel für Unternehmer: Sie sind Unternehmer und kaufen im Jahr 2025 für Ihren Betrieb ein Smartphone für 940,10 Euro (Netto 790 Euro + 150,10 Euro Umsatzsteuer). Da der Kaufpreis netto nicht mehr als 800 Euro betrug, dürfen Sie die 790 Euro im Jahr des Kaufs in voller Höhe vom Gewinn 2025 abziehen. Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, bekommen Sie noch die 150,10 Euro Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.
Beispiel für Arbeitnehmer: Sie sind Arbeitnehmer und kaufen im Jahr 2025 für berufliche Zwecke ein Smartphone für 940,10 Euro (Netto 790 Euro + 150,10 Euro Umsatzsteuer). Da der Kaufpreis netto nicht mehr als 800 Euro beträgt, dürfen Sie die 940,10 Euro (also den Bruttopreis) im Jahr des Kaufs in voller Höhe als Werbungskosten aus nichtselbstständiger Arbeit abziehen.
Abschreibung von Handy bzw. Smartphone, Laptop und Co.: So funktioniert die Sammelpostenmethode
Alternative für Unternehmer: Brauchen Sie keine hohen Betriebsausgaben, gibt es noch eine dritte Möglichkeit, Laptop, Notebook, Tablet, Handy oder Smartphone gewinnmindernd abzuschreiben. Die Rede ist von der Sammelpostenmethode. Hier erlaubt das Finanzamt für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis maximal 1.000 Euro netto eine Abschreibung auf fünf Jahre. Bei der Sammelpostenmethode gilt die zeitanteilige Abschreibung im Erstjahr nicht. Der Kaufpreis wird stets gleichmäßig auf fünf Jahre verteilt.
Wermutstropfen: Entscheidet sich ein Unternehmer für die Anwendung der Sammelpostenmethode, scheidet der Sofortabzug für andere gekaufte Gegenstände mit einem Nettokaufpreis bis 800 Euro aus. Es kann in einem Jahr immer nur entweder die eine oder die andere Abschreibungsmethode gewählt werden.
Abschreibung von Laptop bzw. Notebook: Besonderheit bei einjähriger Nutzungsdauer für Computer-Hardware
Entscheiden Sie sich für die neue einjährige Nutzungsdauer für Computer-Hardware, gilt diese zwar erst für Käufe ab dem 1. Januar 2021. Doch wurde in den Jahren davor ein Laptop, ein PC oder ein Multifunktionsgerät mit Scan-Kopier-Druck-Funktion gekauft, darf der am 31. Dezember 2020 noch vorhandene Restbuchwert in voller Höhe im Jahr 2021 gewinnmindernd abgeschrieben werden. Wurde diese nachträgliche Restabschreibung noch nicht geltend gemacht und es findet für das Jahr 2020 eine Betriebsprüfung statt, kann diese zusätzliche Abschreibung im Rahmen der Betriebsprüfung nachgeholt werden.
Beispiel: Ein selbstständiger Handwerker hat im Jahr 2019 Computerhardware für seinen Betrieb in Höhe von 7.800 Euro gekauft. Nach Abzug der Abschreibung besteht zum 31. Dezember 2020 noch ein Restbuchwert von 4.800 Euro, der noch nicht abgeschrieben ist. Folge: Bei Anwendung der Neuregelung zur einjährigen Nutzungsdauer darf dieser Betrag von 4.800 Euro in voller Höhe im Jahr 2021 abgeschrieben und somit vom Gewinn 2021 abgezogen werden.